Seit dem 30. September 2019 müssen alle in Belgien eingetragenen Gesellschaften und andere juristische Personen die Besitzverhältnisse ihres Kapitals deklarieren. Hintergrund ist die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und die Begrenzung der Verwendung von Bargeld.
Für die Registrierung wurde eigens eine spezielle elektronische Datenbank mit dem Kürzel UBO eingerichtet. UBO steht für „Ultimate Beneficial Owner“ (zu Deutsch: letztendlich wirtschaftlich Berechtigter oder eigentlicher wirtschaftlicher Eigentümer) von juristischen Personen: Informationspflichtig sind Gesellschaften, Stiftungen und (internationale) gemeinnützige Organisationen (VoG) mit Sitz in Belgien. Einzelunternehmen und Einpersonengesellschaften sind von UBO-Registrierung ausgenommen.
Die UBOs sind diejenigen natürlichen Personen, die letztlich Eigentümer der Gesellschaft, der Stiftung, der VoG… sind oder dort „das Sagen haben“. Konkret handelt es sich um Personen, die mehr als 25% der Aktien oder Stimmrechte besitzen, und/oder die Kontrolle über das Unternehmen ausüben, z.B. auf der Grundlage eines Aktionärsvertrags. Wenn keine Person diese Kriterien erfüllt, dann gilt der Geschäftsführer als UBO.
Mittlerweile sind praktisch alle betroffenen juristischen Personen ihrer Informationspflicht nachgekommen. Damit ist die Angelegenheit aber noch nicht erledigt, sondern es müssen kontinuierlich drei Auflagen erfüllt werden.
Anpassung der Angaben im Falle einer Änderung. Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass die UBO-Informationen stets dem aktuellsten Stand entsprechen. Konkret bedeutet dies, dass jede Änderung des oder der eigentlichen wirtschaftlichen Eigentümer(s) innerhalb eines Monats registriert werden muss. Dies betrifft beispielsweise die Übertragung von Anteilen, den Tod des bisherigen wirtschaftlichen Eigentümers, die Beendigung eines Vorstandsmandats usw.
Jährliche Bestätigung der Angaben. Darüber muss jährlich bestätigt werden, ob die gemeldeten Angaben noch stets korrekt sind. Im Prinzip handelt es sich dabei lediglich um eine Formalität, da ja ohnehin jede Änderung unverzüglich mitgeteilt werden muss. Die Frist von einem Jahr beginnt mit der Erstanmeldung, der letzten Änderung oder der letzten Bestätigung. Einen Monat vor Ablauf der Jahresfrist erhält der Informationspflichtige eine automatische Erinnerung über seine eBox.
Beweispflicht. Ab Ende 2020 gilt eine neue Verpflichtung: Der Auskunftspflichtige muss dem Register über die Online-Plattform ein Dokument beifügen, das nachweist, dass die Informationen zu den eingetragenen UBOs angemessen, richtig und aktuell sind. Je nach Fall kann es sich dabei um eine Kopie des Aktienregisters, der Statuten, eines Gesellschaftsvertrags, einer notariellen Urkunde, eines Protokolls der Hauptversammlung oder eines Auszugs aus einem Außenhandelsregister handeln.
Es liegt in der Verantwortung des Leitungsorgans bzw. des Geschäftsführers, das UBO-Register stets auf dem neuesten Stand zu halten. Bei Unterlassung riskiert die verantwortliche Person eine Geldstrafe von 250 bis 50.000 Euro!
Weitere Infos zum UBO-Register auf der Webseite des Finanzministeriums (in Deutsch).
Video-Anleitung für Eintragungen in das UBO-Register:
(Eine deutsche Version ist nicht verfügbar)